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エクセルの関数がさっぱり分からない人のための超基礎講座

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「読み書きソロバン」といった時代がありました。

さしずめ、現代であれば「ネットリテラシー、タッチタイピング、エクセル」という感じでしょうか。

エクセル(Microsoft Excel)は、現代においてもっともポピュラーな表計算ソフト。

ユーザーの習熟度に応じて初心者からプログラマーまで使うことのできる間口の広さと奥行きの深さは驚くべきものがあります。使い慣れてきたとき、最初に出会う壁は関数です。

ここではあまり関数になじみのない方を対象に、難解な専門用語をなるべく使わないで説明をします。

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興味が出てくると面白くなる

エクセルには、非常に多くの機能があり、使っているうちにいくつかの関門があることに気が付きます。その先はわからない、立ち入ることができない領域が出現して、ユーザーの前に大きく立ちはだかります。

単純にセルに数値を入力して、一番下に合計を出す表を作るくらいはだれでもできます。その先に行こうとすると、グラフ、条件付き書式、関数、マクロ……。一難去ってまた一難と次の課題が控えているのです。

外見がちょっと怖い人でも話してみるといい人だった。ということもあります。よく使われる関数について、少し知るだけで、いままでよりもエクセルが楽しくなるでしょう。

「数式バー」の中の呪文ではありませんが……

表計算ソフトを初めて使ったとき、「数式バー」の中は、てっきりセルの中身が表示されていると思っていたのに、なにやら英単語と数字が組み合わされた式が入っているのを見つけてビクッとした人はいないでしょうか。

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何か見てはいけないものを見てしまったような……。別に怖くはありません。それが関数です。おそらく、だれもが最初に出会う関数はSUM(合計)でしょう。

表計算ソフトが開発されたのも、指定した範囲のセルの合計をリアルタイムで計算させるためでした。

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表計算ソフトが職場で使われ始めたばかりのころは、よくこの合計を電卓で検算していた年配のかたがおられました。ご苦労様でした。

関数は、一行で書かれたプログラム、もっと簡単にいえば呪文のようなものですので、いろいろな関数を覚えれば、それだけ実現できることが増えます。

例えは古いですが、ハリー・ポッターが成長するにつれて新しい呪文を覚えていくような面白さがあるのです。

LEN……何文字あるかを数えてくれます……

プログラムの世界は英語がベースです。日本人が作っていればこの関数は「長さ」と呼ばれていたでしょう。

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LENとは、lengthの略です。先ほどのSUMも英単語ならそのまま「合計」という意味です。コンピュータの世界はことごとく英語が基本ですので英語の得意な人には有利です。

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“=LEN(文字列)”のように使います。たとえば、
=LEN(“あいうえお”)
と入れたセルには”5″と表示されます。
=LEN(A2)
とすれば、セルA2の中の文字列の長さが表示されます。

NOW()……いま何年何月何日の何時何分?

適当なセルを選択してから、「数式バー」の中に”=now()”と入れてリターンキーを押します。するとアラ不思議。現在時刻が表示されます。

いわゆる「なう」です。(←すでに古い)もうこれで、近くにいる人に時間を尋ねる必要がなくなりました。”=now()”と小文字で入れても自動的に”=NOW()”と大文字になります。

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この表示は自動的には更新されません。ワークシートが再計算されたときにその結果が表示されます。たとえば、ファイルを一度閉じてあとで開くとそのときの時刻が表示されます。

むやみに使用して、あとで開いたときに、あれ?前に入れたはずの日付が変わっているよ!って思わないようにしましょう。(←覚えたてのころによくやる)

IF……もしも~~のとき、それが本当なら、ウソなら

普通の解説なら、”IF(論理式,真の場合,偽の場合)”と表現されるところです。論理式って何だよ!真て何よ?偽って?と怒る人は、「もしも~~のとき、それが本当なら、ウソなら」と覚えてください。

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これは非常によく使われます。もし見かけたら、その中身をよく見て「もしも~~のとき、それが本当なら、ウソなら」を思い出してみましょう。ああ、そういうことをやっているのかと理解が深まるはずです。

CONCATENATE……文字列をつなげます

英語が苦手なことが悔やまれる関数の最たるものです。意味は連結。私自身が使うときもよくスペルを間違えて、あれ?と思うこともしばしば。複数のセルの中にある文字列をつなげます。よく使うのは以下のようなケースです。

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=CONCATENATE(“東京都”,”中央区”,”1-1-1″)
の結果は、
東京都中央区1-1-1
となります。

ROUND……四捨五入します

消費税の計算でおなじみ。端数の処理をどうするのかとういう問題があります。個別に四捨五入して合計した場合と、最後の合計で四捨五入した結果が違ったりして、現場では関係部門の担当者どうしがもめたりするやっかいな関数です。

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こうしたルールは最初に厳密に決めておかないと、あとからどこが違うのかを調べるのにとても苦労します。兄弟にはROUNDUP(切り上げ)、ROUNDDOWN(切り下げ)、従弟にはINT(整数化)がいます。

エクセルの関数に親しみを持っていただけたでしょうか。好評でしたらまた続編も・・・

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